Multi-tasking, ίσως το μεγαλύτερο λάθος που κανείς

της Έλενας Κωνσταντίνου, Business Development Enthusiast

Κάποτε γράφαμε στα βιογραφικά μας με μεγάλη υπερηφάνεια ότι μπορούμε να κάνουμε multi-tasking, δηλαδή, πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Ήταν η λέξη της εποχής και το προβάλλαμε ως ένα από τα σημαντικά μας προτερήματα. Ήταν μια ένδειξη ότι είμαστε παραγωγικοί και έξυπνοι. Ένα χαρακτηριστικό που θα μας καταδείκνυε ως εργατικούς υπάλληλους και ιδανικούς διευθυντές, αφού  καταφέρνουμε να έχουμε πολλές ευθύνες ταυτόχρονα. «Κάνω πολλά και συμφέρω», σαν ένα κάλο πολυεργαλείο. Στην πραγματικότητα, μετά από μια περίοδο ταυτόχρονης αφοσίωσης σε πολλά μέτωπα  έρχεται η ανησυχία, το άγχος, το εργασιακό στρες. Η πίεση, τα λάθη, κάτι που ξεχάστηκε και ίσως και κάποια προβλήματα υγείας και ένα ξέσπασμα, στη δουλειά  ή στο σπίτι. Ανεξάρτητα αν αγαπάς ή όχι αυτό που κάνεις, σε περιτριγυρίζει το άγχος, σαν ένα  σύννεφο που σου μειώνει την ορατότητα. Ο λόγος είναι ότι κάνεις πολλά. Και τα κάνεις ταυτόχρονα. Πλέον το να μπορείς να συγκεντρωθείς, έχει γίνει προνόμιο.

Μία νέα hot λέξη της εποχής είναι το “Compartmentalization”. Βάλε σε «κουτιά» το χρόνο σου, τα συναισθήματά σου, τον κόσμο σου, τις ανάγκες σου. Μεγάλη ιστορία. Ειδικά για εμάς που ζούμε εκτός κουτιών, που βιώνουμε έντονα το περιβάλλον μας τόσο σε πνευματικό όσο και σε κυτταρικό επίπεδο. Ας αλλάξουμε για λίγο τους κανόνες, ας μπούμε λίγο στο «κουτί». Όσον αφορά την διαχείριση χρόνου και αποδοτικότητας, το compartmentalisation έχει πολλά να μας διδάξει.

Η επιμονή σου για multi-tasking είναι τεράστιο λάθος. Υπάρχει ένας μεγάλος όγκος έγκυρης έρευνας που αποδεικνύει ότι το multi-tasking, για τον περισσότερο κόσμο, μειώνει την απόδοση και ενδεχομένως να βλάπτει τον εγκέφαλό μας. Μελέτες επιστημόνων  νευρολογίας έχουν αποδείξει ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος μπορεί να επεξεργάζεται μόνο μια γνωστική εργασία κάθε φορά. Γεγονός! Έτσι δουλεύει αυτή η μηχανή. Δεν είναι ένα όργανο που μπορεί να εξελιχθεί να σκέφτεται δύο πράγματα ταυτόχρονα. Τα επεξεργάζεται διαδοχικά. Μην σκέφτεστε το παράλληλα αλλά το διαδοχικά. Είτε είναι δύο, είτε 20 ή 200. Μόνο διαδοχικά. Έστω και αν νομίζουμε ότι μπορούμε να κάνουμε δύο αυτόματες εργασίες μαζί, δεν υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορούν να ολοκληρωθούν σωστά χωρίς συνειδητή σκέψη και ενέργεια.

Επεξεργασία δεύτερης εργασίας

Για να γίνει επεξεργασία μιας δεύτερης εργασίας, πρέπει να σταματήσει η πρώτη. Με πολύ γρήγορη εναλλαγή των εργασιών, δημιουργούμε τη ψευδαίσθηση ότι κάνουμε δύο πράγματα ταυτόχρονα. Πληρώνουμε όμως ένα ψηλό κόστος: μειώνεται η συγκέντρωση και η μνήμη μας. Ο ρυθμός της σκέψης μας γίνεται λίγο πιο αργός. Ταυτόχρονα, μειώνεται και η δημιουργικότητα ή η ακρίβεια. Αυξάνεται το άγχος, η απογοήτευση και στο τέλος μειώνεται η απόδοσή μας. Μελέτες στο Stanford University έχουν μετρήσει τη μείωση της απόδοσης λόγω multi-tasking στο 40%! Οι ίδιες μελέτες εισηγούνται ότι το συνεχές multi-tasking μειώνει μόνιμα την ικανότητα των ανθρώπων να συγκεντρώνονται σε μια εργασία και επιτρέπουν σε πληροφορίες άσχετες με τον στόχο μας να ανταγωνιστούν πληροφορίες σχετικές με τον στόχο. Η επιμονή μας να κάνουμε multi-tasking μπορεί να επηρεάσει την καριέρα μας, τις σχέσεις μας και την υγεία μας.

Μελέτες στο University of London έχουν μετρήσει αρνητικές επιπτώσεις στον εγκέφαλο από τη συνεχιζόμενη και παρατεταμένη διενέργεια πολλαπλών γνωστικών εργασιών ταυτόχρονα. Οι έρευνες αυτές μέτρησαν μείωση στο IQ μέχρι και 15 μονάδες, ταυτόσημες με αν οι συμμετέχοντες στην έρευνα δεν είχαν κοιμηθεί το βράδυ ή ήταν κάτω από την επήρεια ουσιών. Μελέτες του  University of Sussex διαπίστωσαν, μέσω μαγνητικών τομογραφιών στους εγκεφάλους των συμμετεχόντων στην έρευνα, ότι αυτοί που έτειναν να κάνουν πολλαπλές εργασίες συνέχεια, είχαν λιγότερη πυκνότητα στον πρόσθιο φλοιό, μια περιοχή υπεύθυνη για τον γνωστικό και συναισθηματικό έλεγχο. Σκεφτείτε το την επόμενη φορά που απλά απαντάτε ένα μήνυμα στο κινητό κατά τη διάρκεια της οδήγησης: είναι σαν να οδηγάτε με επίπεδο αλκοόλ τρεις φορές το επιτρεπτό όριο!

Πρακτικό παράδειγμα

Ενδιαφέρον; Ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα! Είναι σαν να προσπαθείς να ψήσεις 20 μπριζόλες σε ένα grill που μπορεί να ψήνει μια μπριζόλα την κάθε φορά. Βάζεις την πρώτη μπριζόλα να ψηθεί. Κτυπά τηλέφωνο. Την βγάζεις και βάζεις άλλη. Πάει να ψηθεί η δεύτερη, την κατεβάζεις και βάζεις μια τρίτη. Επείγον email. Ξαναβάζεις την πρώτη, έχει κρυώσει και το ψήσιμο τώρα θα πάρει περισσότερο χρόνο συνολικά. Όταν ξαναβάλεις τη δεύτερη, ξεχνιέσαι και βάζεις λάθος σως και πρέπει να την πετάξεις και να αρχίσεις ξανά. Όταν πας να ψάξεις για την τρίτη μπριζόλα, παρατήρησες ότι στην έφαγε ο σκύλος γιατί την άφησες στο πάτωμα ενώ βιαζόσουν. Ευτυχώς φάνηκες και λίγο τυχερός γιατί η τέταρτη μπριζόλα ψήθηκε από τη δική της ζέστη και την 5η μπριζόλα σου την έψησε κάποιος φίλος για να σε βοηθήσει. Οι μπριζόλες 6+7 χάλασαν. Είσαι εξαντλημένος και αγανακτισμένος και πιεσμένος και 17 άτομα πεινάνε και γκρινιάζουν. Γιατί νόμισες ότι μπορούσες να ταΐσεις 20 άτομα με ένα τέτοιο grill;

Η πραγματικότητά σου είναι ότι έχεις ένα ημερήσιο πρόγραμμα γεμάτο  συναντήσεις και επιπλέoν λαμβάνεις  πάνω από εκατόν emails την ημέρα. Σε συνδυασμό με δεκάδες τηλεφωνήματα για δουλειά ή από κάποιο σχολείο/σύντροφο/παιδί/φίλο/τη μαμά σου. Και έχεις και την πόρτα του γραφείου σου ανοιχτή. Πόσο συχνά αρχίζεις τη μέρα σου με πέντε  πράγματα να κάνεις, που γίνονται είκοσι στην πορεία και τελικά κάνεις δέκα, αλλά μόνο δύο από την αρχική λίστα; Ναι, σε ξέρω. Δεν είσαι μοναδικός. Ούτε μόνος. Αλλά δεν πρέπει να το ανέχεσαι, δεν σου κάνει καλό, υπάρχει τρόπος να το αλλάξεις, χωρίς να κάνεις λιγότερα, χωρίς να χρειάζεται να εργάζεσαι περισσότερες ώρες, χωρίς να πρέπει να κάνεις εκπτώσεις στην ποιότητα ή στη δική σου ανάγκη για ικανοποίηση και χαρά.

Ξέρεις τί πρέπει να κάνεις; Το κάνεις ή περιμένεις για πιο μετά; Η πραγματικότητα δεν αλλάζει: είτε το θέλουμε είτε όχι, θα έρθουν είκοσι άτομα για φαγητό και αν είμαστε τυχεροί, το μικρό μας grill δε θα έχει χαλάσει. Αυτός που πρέπει να τροποποιήσει τη συμπεριφορά του είσαι εσύ. Για αρχή, κάνε μια ανεπαίσθητη αλλαγή. Κάνε την. Σήμερα. Τώρα. Και ας είναι η αλλαγή μόνιμη, μια νέα καθημερινή πρακτική. Δε θα ήθελες να ζεις με λιγότερο άγχος;

Η επιλογή της λίστας

Declutter your mind. Το compartmentalisation μπορεί να βοηθήσει τον κάθε ένα μας θετικά. Γιατί δεν διαλέγεις κάτι από την πιο κάτω λίστα που θα σε χαροποιούσε; Άρχισε να το κάνεις από σήμερα!

1. Μην αφήσεις να σε διακόψουν για μια συγκεκριμένη διάρκεια χρόνου

Αν έχεις κάτι σημαντικό να κάνεις που χρειάζεται χρόνο και συγκέντρωση, καθιέρωσε τις «ήσυχες ώρες/focus time». Μπορεί να μην πρέπει να αρχίζεις την πρωινή σου ρουτίνα με το να διαβάζεις και να απαντάς email, να ανταποκρίνεσαι στις ανάγκες άλλων και να ασχολείσαι με λεπτομέρειες. Αντιστάσου στον πειρασμό ακόμα και να  διαβάσεις τα email  αφού δε θα  απαντήσεις τώρα. Μην ανοίξεις το inbox σου, θα σε αποσπάσει από τον στόχο σου. Αν δεν μπορείς να το κάνεις αυτό το πρωί, κάνε το κατά τη διάρκεια μιας ώρας της ημέρας που θα αφιερώσεις για να χρησιμοποιήσεις το μυαλό σου 100%. Μην απαντήσεις τηλέφωνα. Βάλε το κινητό στο αθόρυβο . Αν χρειαστεί κλείσε και την πόρτα. Για όσο περισσότερο μπορείς. Αν μπορείς να περιορίσεις το να ανοίγεις το email inbox σου σε 2-3 φορές την ημέρα, κάνε το.

2. Κάθε ημέρα να επιλεγείς ένα πράγμα που πρέπει να γίνει

Διάλεξε ένα στόχο για σήμερα. Μόνο έναν. Κάποιον που ποθείς πολύ ή σε αγχώνει όλη αυτή τη βδομάδα ή κάτι που είναι σημαντικό. Γράψε τον κάτω και ολοκλήρωσέ τον σήμερα. Θα νιώσεις μεγάλη ικανοποίηση. Αύριο το πρωί μόλις ξυπνήσεις, σκέψου με ευγνωμοσύνη τη σημερινή σου νίκη. Και επέλεξε μια άλλη. Αντιστάσου στον πειρασμό να έχεις πολλά πράγματα στη λίστα σου, γιατί αποκλείεται να μην αφήσεις κάτι πίσω. Less is more. Αν δουλεύεις σε ομάδα, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα μοντέλο εργασίας με βάση την οργάνωση, την εστίαση στην ολοκλήρωση των εργασιών διαδοχικά και όχι όλων ταυτόχρονα, την επικοινωνία και την απλότητα – με λιγότερο multi-tasking, θα έχετε καλύτερη παραγωγικότητα.

3. Γίνε πιο ενεργός ακροατής

Πόσο πιο παραγωγικός θα ήσουν αν χρησιμοποιούσες πιο ενεργή ακρόαση κατά τη διάρκεια επαγγελματικών συναντήσεων; Εξάσκησε τη σιωπή εκεί που θες να μιλήσεις περισσότερο, για να δώσεις στο μυαλό σου χρόνο και χώρο να επεξεργαστεί απαντήσεις και λύσεις εδώ και τώρα, αντί να σπρώχνεις το θέμα για μετά. Σε παρακαλώ, μην στέλνεις emails ή μηνύματα κατά τη διάρκεια των online συναντήσεων– αν δεν είναι 100% αναγκαίο να είσαι σε μια συνάντηση, μην την αποδεχθείς, ενημερώσου μετά. Θυμήσου ότι ο εγκέφαλος σου μπορεί να επεξεργάζεται μια γνωστική εργασία κάθε φορά και ότι το IQ την ώρα που κάνεις multitask μειώνεται. Θες πραγματικά, ενώ είσαι σε μια συνάντηση, να στέλνεις email με μειωμένη γνωστική ικανότητα, όπως ενός παιδιού;

4.            Μην ασχολείσαι με εργασίες που δεν είναι ακόμη η ώρα τους

Αν θα ασχοληθείς με κάτι αύριο, ή πιο μετά και έχεις προγραμματίσει το χρόνο που χρειάζεται για να το κάνεις σωστά, μην ασχοληθείς μαζί του τώρα. Μην το αφήσεις να σε αγχώσει. Αφού δεν είναι η ώρα του γιατί πραγματικά δεν έχεις χρόνο σήμερα, αποδέξου ότι θα πρέπει να περιμένει τη σειρά του. Είναι πολύ σημαντικό να ενημερώσεις ξεκάθαρα όλους τους εμπλεκόμενους σε μια εργασία για το πότε και πως θα ασχοληθείς με το δικό σου κομμάτι, για να οργανωθούν όλοι ανάλογα και να περιοριστεί η πίεση από εξωτερικούς παράγοντες.

Δεν είναι πάντα εύκολο να αντισταθείς στον πειρασμό να κάνεις multi-task. Κάποτε το multi-tasking είναι αναγκαίο και αναπόφευκτο. Τότε, απλά προσπάθησε, ό, τι κάνεις, να το κάνεις συνειδητά και να δίνεις στον εαυτό σου χρόνο να το απολαμβάνει. Το σημαντικό είναι να είσαι ασφαλής, υγιής, ευδιάθετος και παρόν σε αυτό που επιλέγεις να κάνεις κάθε στιγμή. Σου εύχομαι καλό compartmentalisation!

Από το τεύχος Ιουνίου του περιοδικού Insider