Οι δύσκολες συζητήσεις με υπαλλήλους είναι αναπόφευκτες και αποτελούν μεγάλη πρόκληση! Γι’ αυτό οι διευθυντές θα πρέπει να είναι εκπαιδευμένοι και εφοδιασμένοι με τις απαραίτητες δεξιότητες και στρατηγικές έτσι ώστε να μπορούν να αντιμετωπίσουν με αποτελεσματικότητα τα ευαίσθητα θέματα για τη δημιουργία ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος και την επιτυχή υποστήριξη των υπαλλήλων.
Η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία αποτελούν τη βάση για ένα επιτυχημένο εργασιακό περιβάλλον. Αντίθετα, η αποφυγή δύσκολων συζητήσεων μπορεί να προκαλέσει μια τοξική ατμόσφαιρα απογοήτευσης και δυσπιστίας στις προσδοκίες των υπαλλήλων.
Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι η ανταγωνιστική αγορά εργασίας της εποχής μας, δίνει στους εργαζόμενους περισσότερες επιλογές για εργοδότηση κάτι το οποίο τους καθιστά λιγότερο ανεκτικούς σε προβληματικές καταστάσεις. Για αυτό και οι εργοδότες δεν πρέπει να αποφεύγουν να αντιμετωπίσουν με τακτική το οποιοδήποτε πρόβλημα δημιουργείται στον εργασιακό χώρο με ενσυναίσθηση και σεβασμό.
Συνήθως, οι δύσκολες συζητήσεις που καλείται να κάνει ένας διευθυντής αφορούν στα πιο κάτω θέματα:
- Χαμηλή Απόδοση
- Διαπροσωπικές Συγκρούσεις
- Συχνές Απουσίες και Μη Τήρηση Ωραρίου
- Ασυνέπεια στα Χρονοδιαγράμματα
- Παραβίαση Εταιρικών Κανονισμών
- Έλλειψη Επικοινωνίας
- Κενά Δεξιοτήτων & Μη Εξέλιξη
- Προσωπικά Ζητήματα & Ισορροπία Εργασίας – Προσωπική Ζωή
- Παράπονα /Δυσαρέσκεια Πελατών σε σχέση με συγκεκριμένο εργαζόμενο
- Διαχείριση Αντίστασης στην Αλλαγή
Με ποιο τρόπο όμως μπορούν αν επιτευχθούν με επιτυχία οι δύσκολες συζητήσεις ενός διευθυντή με τους υπαλλήλους;
- ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ & ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ
Πριν από οποιαδήποτε συζήτηση που θα σας φέρει σε δύσκολη θέση, καθορίστε το σκοπό συλλέξτε πληροφορίες έτσι ώστε να μιλάτε με βάση δεδομένων και να στηρίξετε τα επιχειρήματα σας, προβλέψτε τις πιθανές αντιδράσεις που μπορεί να δημιουργηθούν από τον εργαζόμενο έτσι ώστε να είστε προετοιμασμένοι να τις αντιμετωπίσετε. Επίσης, για την απολεσματικότητα της συζήτησης βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή στιγμή στο σωστό χώρο έτσι ώστε να διεξαχθεί απρόσκοπτα.
- ΣΑΦΗΝΕΙΑ
Χρησιμοποιείστε συγκεκριμένα παραδείγματα για το θέμα το οποίο δημιουργήθηκε και αναλύστε τον αντίκτυπο του έτσι ώστε ο υπάλληλος να κατανοήσει τις συνέπειες είτε προς τον ίδιο είτε προς την εταιρεία. Σε αντίθετη πλευρά, η ασάφεια μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις και απογοήτευση.
- ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΗ ΑΚΡΟΑΣΗ
Δώστε πλήρη προσοχή και αφοσίωση στη συζήτηση, επαναλάβετε όσα έχετε ακούσει για να είστε σίγουροι ότι η συζήτηση είναι κατανοητή και στις 2 πλευρές. Ακόμη, ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο επιτρέποντας στον εργαζόμενο να πει την άποψη του για να μπορέσετε να ανακαλύψετε τις βαθύτερες ανησυχίες του ή τί οδήγησε στην προβληματική κατάσταση που δημιουργήθηκε.
- ΕΝΣΥΝΑΙΣΘΗΣΗ
Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, αναγνωρίστε και κατανοήστε τα συναισθήματα του υπαλλήλου. Εκφράστε τις ανησυχίες σας και δείξτε κατανόηση στην άποψη του ακόμη κι αν διαφωνείτε μαζί του έτσι ώστε να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον συνεργασίας και συναδελφικότητας.
- ΕΣΤΙΑΣΤΕ ΣΤΗ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑ
Αποφύγετε εκφράσεις που επιτίθενται στο χαρακτήρα του υπαλλήλου και εστιάστε σε συγκεκριμένες συμπεριφορές διατυπώνοντας τα σχόλια σας με τρόπο που να λειτουργούν ως προτροπή για αλλαγή συμπεριφοράς. Μη ξεχάσετε να τονίσετε τον αντίκτυπο της συμπεριφοράς του στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας.
- ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΓΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ
Ζητήστε τη γνώμη του υπαλλήλου για την αντιμετώπιση του προβλήματος και αναζητήστε από κοινού πιθανές λύσεις. Επίσης, διευκρινίστε τις προσδοκίες σας από τη συζήτηση και τους τρόπους με τους οποίους θα παρακολουθείται η πρόοδος.
- ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΞΕΛΙΞΗΣ
Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις παρακολούθησης, προσφέρεται βοήθεια και πόρους για τη βελτίωση της κατάστασης που δημιουργήθηκε, αναγνωρίστε και επιβραβεύστε τις θετικές αλλαγές.
- ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΣΥΖΗΤΗΣΗΣ
Καταγράψτε τα σημαντικά σημεία που συζητήθηκαν και παρέχετε γραπτή περίληψη της συζήτησης στον εργαζόμενο έτσι ώστε να μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε στο μέλλον ως βάση για αξιολόγηση της βελτίωσης.
Γενικά, όσο νωρίτερα αναγνωριστούν και αντιμετωπιστούν με εποικοδομητικό τρόπο τα οποιαδήποτε αρνητικά θέματα προκύψουν, τόσο πιο εύκολα θα επιτευχθεί η δημιουργία ενός πετυχημένου εργασιακού περιβάλλοντος.