Ο τρόπος με τον οποίο έχουμε μάθει ως όντως να λειτουργήσουμε για να προσεγγίσουμε ανθρώπους και επαγγελματικές ευκαιρίες, μπορεί να διαφέρει από χώρα σε χώρα σε κάποιες εκδόσεις της επικοινωνίας, αλλά δεν μπορεί να είναι και ιδέα όταν πρόκειται για συγκεκριμένα εργαλεία μάρκετινγκ. Εκτός του βιογραφικού, ένα εξ αυτών είναι και η Συνοδευτική Επιστολή.
Για να αναλύσουμε τη σημασία και τις παραμέτρους της, έχει νόημα να επικεντρωθούμε στη «ρίζα» της.
Η νο.1 ανάγκη του ανθρώπου, πέρα από την επιβίωση, είναι η Επικοινωνία. Θα κάναμε πάντα για να μην σας ευχαριστήσουμε αυτό το προνόμιο, παρ΄ όλα αυτά, εκατοντάδες φορές μες την ημέρα, ο περισσότερος κόσμος κάνει τα πάντα για να την αποφύγει. Πόσο οξύμωρο. Αυτό συμβαίνει με μια σωστή δικαιολογίες, όπως η εσωστρέφεια, ο εγωϊσμός, η μετατροπή και η αποστολή, η άρνηση. Είναι της πάσης όμως γνωστή, σε κάθε νοήμων άνθρωπο και κάθε λογική, ότι η επικοινωνία είναι απαραίτητη, για να μπορέσει κάποιος να προκαλέσει ιδανικά στον δέκτη αντίληψη, κατανόηση, αντίσταση, αποδοχή, αντίθεση, διαπραγμάτευση, στην καλύτερη των περιπτώσεων… ενεργητική ακρόαση.
Η 1η Επικοινωνία κατά την ΕΡΓΑΣΙΑ
Όταν ένας υποψήφιος καλείται να επικοινωνήσει με το ενδιαφέρον του για έναν συγκεκριμένο ρόλο ή εργοδότη, συνειδητοποιείτε πόσο σημαντικό είναι το να εκφράζεστε με λέξεις και επιχειρήματα που θα διεκδικούν μια ευκαιρία, κόντρα στο υφιστάμενο ή αναπάντεχο ανταγωνισμό; Ακριβώς εκεί βρίσκεται το κλειδί της «εξίσωσης». Η Ανάγκη του Ανταγωνιστικού Πλεονεκτήματος. Πόσο κρίμα όμως είναι, δεν αντιλαμβανόμαστε τη σημασία της ορθής και στρατηγικής επικοινωνίας, μόνο όταν οι καταλήγουν ανταγωνιστικές, σχεδόν εκβιαστικές; Κρίμα.
Η επικοινωνία είναι επιλογή και μάλιστα, για θαρραλέους και ανθρώπους που γνωρίζουν μέσα τους, όχι απλά ότι έχει νόημα να διεκδικούμε από άλλες ευκαιρίες που μας φέρνει η ζωή, αλλά κι ότι χρειάζεται να διεκδικούμε τα όνειρά μας και τους στόχους μας σύμφωνα με αυτά που μας αξίζουν, ανεξαρτήτως ανταγωνισμού. Δεν υπάρχουν, λοιπόν, άλλα λόγια για να σας μεταφέρουμε τη σημασία της επικοινωνίας, πόσο μάλλον μέσω της Συνοδευτικής Επιστολής, προς τον άνθρωπο, το τμήμα, τον εργοδότη που θέλετε να αιτηθείτε για μια θέση εργασίας. Ας δούμε, όμως, συγκεκριμένα τα παραμέτρους που την πλαισιώνουν και την καθορίζουν.
Τι είναι η Συνοδευτική Επιστολή;
Ένα επίσημο γράμμα, δεν έλεγε κανείς, που συνοδεύει το βιογραφικό σας. Ο Στόχος του δεν πρέπει να ενημερωθείτε σε περισσότερο βάθος απ 'ότι το (κατά τ' άλλα επιφανειακό αίτημα εργασίας σας) βιογραφικό σας. Μέσω μιας επιστολής, μπορείτε να συστηθείτε στο αρμόδιο στέλεχος του τμήματος Ανθρώπινο Δυναμικού που θα λάβετε, ή απευθείας στον/στην προϊστορία της θέσης, και να δικαιολογήσετε το ενδιαφέρον σας για την εταιρεία ή/και τον ρόλο, με επιχειρήματα. Κυρίως, όμως, για να αντιπαραβάλετε επιλεκτικά στοιχεία, επιτεύγματα και αρμοδιότητες της επαγγελματικής σας πορείας, συνδυασμένα σωστά με τα αντίστοιχα που αναζητούν ο εργοδότης στην αγγελία του. Τα «σημεία πόνου» του, όπως αλλιώς ονομάζονται. Εξ ου και στην αγγλική/αμερικάνικη βιβλιογραφία, η Συνοδευτική Επιστολή (Cover Letter) έχει δώσει τη σειρά και το όνομά της, στην επονομαζόμενη «Επιστολή Πόνου» (Pain Letter). Ακριβώς γιατί στοχεύει και επικεντρώνεται - ή τουλάχιστον θα έπρεπε - στα «σημεία πόνου» του επόμενου εργοδότη.
είναι απαραίτητη;
Θα προτείνομαι να αποστέλλω τις περισσότερες από τις φορές που αιτείστε για μια θέση εργασίας. Πόσο μάλλον, αν η εταιρεία που δημοσίευσε την αγγελία, την απαίτηση. Προσπαθήστε όμως να μην σκέφτεστε αν είναι ή όχι απαραίτητη. Σκεφτείτε όμως αν θα ήταν απαραίτητο να συστηθείτε σε κάποιον/α που δεν γνωρίζετε και θέλετε να προσεγγίσετε. Φυσικά και είναι! Το μόνο που θέλει παραπάνω σκέψη, είναι η μέθοδος της σύστασης, η οποία χρειάζεται να προσαρμοστεί με αυτές.
Προδιαγραφές Συνοδευτικής Επιστολής
Όσες περισσότερες πληροφορίες έχετε για να καθορίσετε τον τόνο και την έκταση κάθε επιστολής σας, τόσο το καλύτερο. Αν π.χ. Τα στοιχεία που έχετε στα χέρια σας είναι λίγα ή μαρτυρούν μια πιο κλειστή κουλτούρα εταιρείας, φροντίστε το λεκτικό σας να είναι απόλυτα τυπικό, μην κουράζετε τον αναγνώστη με μακροσκελές περιεχόμενο, κρατήστε μεστό το νόημα και την αντιπαραβολή όσων επιθυμείτε να διατυπώσετε, σε συνδυασμό με τις επί της θέσης και της αγγελίας. Κοινώς, αν από την έρευνα σας συλλέξετε στοιχεία για την εσωστρέφεια ή την εξωστρέφεια μιας εταιρείας, την κουλτούρα της, ή μέσω των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης για το στέλεχος που θα τη λάβετε, τότε έχετε τα άστρα με το μέρος σας!
Πάνω απ 'όλα, όμως, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι σύντομη. Ενδεχομένως, να μην ξεπερνάτε τη σελίδα Α4 και να φροντίζετε να λειτουργείτε ως εξαιρετική αφοσίωση για να επιλέξετε για συνέντευξη. Η αποστολή μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε μέσα στο πεδίο κειμένου του email που θα αποστείλετε το βιογραφικό, είτε ως ξεχωριστό αρχείο, σε επιστροφή. Οι κύριες ενότητές της, ίσως και παράγραφοι, χρειάζεται να είναι περίπου 4. Αυτό ασφαλώς θα κυματιστεί βάσει της κρίσης σας και των απαιτήσεων που διαφαίνονται από την αγγελία.
Οι ενότητες αυτές είναι καλό να περικλείονται, αρχικά τον πρόλογο-σύστασή σας, όπου θα αναφέρετε ποιοί/ποιες είστε, ο ρόλος που σας ενδιαφέρει, τον κωδικό αυτού δεν υφίσταται, καθώς και τον λόγο που αιτείται για τη θέση εργασίας.
Αντιστοίχως, η τελευταία έκδοση θα λειτουργήσει ως επίλογος-κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής, όπου θα προτείνετε με θάρρος να συντονιστεί μια συνάντηση-εικονική ή διά ζώσης, όπως με τις συνθήκες-για να μην έχει το στέλεχος της εταιρείας τη δυνατότητα να σας γνωρίσει καλύτερα και να αντιληφθεί αν όσα αναφέρετε ότι μπορείτε να επιτύχετε, ευσταθούν.
Πιστεύω πως εντοπίζεται τι υπονοείται εδώ: η συνοδευτική επιστροφή στο κεντρικό της μέρος, τις 1-2 παραγράφους του κορμού της, δεν ενθαρρύνουμε να αναφέρουμε τη γενική προϋπηρεσία σας, τα ενδιαφέροντα, τις επιχειρήσεις που έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν και το ακαδημαϊκό σας υπόβαθρο. Όλα αυτά τα αναφέρει, ούτως ή άλλως, το βιογραφικό σας. Εδώ είναι πιο στρατηγικό να καταγράψετε τι έχετε επιτύχει με τα χρόνια, τις δεξιότητές σας και πώς, όσα επιλέξατε να αναφέρετε, πρόκειται να λειτουργήσουν εποικοδομητικά, και να σας οδηγήσουν να ανταποκριθούν στις προκλήσεις της αγγελίας και της θέσης εργασίας.
Τα Ναι & Όχι των Συνοδευτικών Επιστολών
Το θέμα δεν είναι να συντάξετε ένα απλό γράμμα - χρειάζεται να είναι όσο πιο άψογο γίνεται, προκειμένου να «προσγειωθεί» η συνέντευξη σε εσάς, αντί άλλων υποψηφίων. Ένα γράμμα που θα κάνει τον αναγνώστη να σας πάρει τηλέφωνο ή να επικοινωνήσει μαζί σας ηλεκτρονικά το συντομότερο δυνατόν, για να σας διεκδικήσει πρώτος. Ωπ, ωπ, ωπ… ένα λεπτό. Οι Εσείς δεν υποβάλλουν ότι διεκδικείτε τον ρόλο; Πώς φτάσαμε να σας διεκδικούν; Τόση δύναμη λοιπόν η συνοδευτική επιστολή, αν το περιεχόμενό της είναι στοχευμένο και μεστό. Ειδικά, αν έχετε προνοήσει να διαβάσετε ενδεχομένως την αγγελία και να προχωρήσετε σε βάθος έρευνα για τον εργοδότη, τότε σίγουρα θα καταφέρετε να συντάξετε μια πολύ πιο επιτυχημένη επιστολή.
Αν όμως, θεωρήστε ότι αυτή η διαδικασία προσθέτει κούραση, ότι ουδεμία επιπλέον αξία θα προσφέρει κι ότι δεν είχατε σκοπό να επενδύσετε χρόνο για να επιμεληθείτε σχολαστικά ... τότε είναι σίγουρο. Δεν σας ενδιαφέρει και τόσο ο ρόλος, ή δεν γνωρίζετε πώς λειτουργεί η αγορά εργασίας τα τελευταία 10 έτη και άνω. Απλούστατον! Άλλωστε, όσοι από εσάς θέλετε να συστηθείτε κατ 'αυτόν τον τρόπο, αναφέρατε απευθείας τον/την επαγγελματία που καλλιεργείτε μέσα σας, καθώς και ότι σέβετε την εταιρεία και το στέλεχος στο οποίο απευθύνεστε. Μια σύσταση, αντιθέτως, χωρίς περιεχόμενο, ή με αυτό θα είναι ανακριβείς λόγω της παράλειψης των παραπάνω προπαπαιτούμενων ενεργειών, είναι προφανές ότι δεν θα δώσει την καλύτερη εντύπωση και το πιο πιθανό είναι, ότι θα επηρεάσει καταλυτικά την ενδεχόμενη πρόσκληση σας.
Σε σύνορα, όλα τα παραπάνω δεν είναι δύσκολη αποστολή στο φεγγάρι. Αποτελούν, όμως, το εισιτήριό σας για την αγορά εργασίας, και τη δυναμική που θέλετε να επιδείξετε, αν πραγματικά ενδιαφέρεστε να κερδίσετε μια θέση εργασίας που σας ταιριάζει «γάντι».
Της Έθελ Αγγελάτου